IEFP: Solução de Gestão de Imobilizado para Controlar Milhares de Itens Patrimoniais de Forma Eficaz

Quando se fala do Instituto de Emprego e Formação Profissional (IEFP, IP) e da gestão de imobilizado, facilmente se compreende o enorme número de itens que é necessário gerir. O caso concreto da Delegação Regional do Alentejo, a que se refere este texto, abarca as presenças do IEFP, IP nos distritos de Évora, Beja, Portalegre e em alguns concelhos do distrito de Setúbal, envolvendo um grande número de instalações, incluindo as oficinas de formação, e uma grande variedade de cursos de formação.

Para uma compreensão mais fácil, considere apenas o curso de mecânica, com toda a panóplia de ferramentas que envolve. Todos estes itens são artigos de imobilizado que é necessário gerir regularmente, sobretudo quando são muitas mãos a utilizá-los - desde os próprios funcionários do IEFP, aos formadores externos e formandos.

Foi este contexto que serviu de base à necessidade sentida pela Delegação Regional do Alentejo do IEFP, uma vez que era difícil conseguir uma gestão eficaz sobre todo o património do Instituto através de uma verificação manual. Esta é sempre uma tarefa difícil e considerada não prioritária para qualquer funcionário. Também por isso (entre outros factores), é muito susceptível a erros quando efectuada manualmente.

Assim, em finais de 2008, a Delegação Regional do Alentejo do IEFP, IP propôs-se implementar um modelo baseado no Balanced Scorecard (BSC) para a gestão do seu património imobilizado. Um dos objectivos deste modelo era a disponibilização dos meios tecnológicos adequados à gestão do imobilizado, sendo umas das iniciativas a aquisição de uma solução (com software e equipamento móvel com capacidade de leitura óptica) que permitisse reduzir o tempo ocupado na verificação do imobilizado e melhorar a gestão dessa vertente patrimonial.

A Sinfic, por intermédio da sua unidade de negócio Soluções de Mobilidade, já tinha tido um projecto análogo nos serviços centrais do IEFP, IP em Lisboa, com bons resultados, pelo que se apresentava como uma escolha óbvia para o projecto da Delegação Regional do Alentejo.

A solução

Em termos concretos, a solução implementada consiste em terminais portáteis (PDAs) com capacidade de leitura óptica e com o software Easystock. Os terminais importam a informação dos bens imobilizados que consta no sistema informático do IEFP, IP. Esta informação é descarregada do sistema para os terminais móveis através de uma ligação por cabo do PDA ao computador.

Através do terminal de leitura óptica identifica-se bem a bem por simples validação no próprio ecrã ou pela leitura com infravermelhos do código de barras na respectiva etiqueta de identificação, por localização (sala, piso, centro de custos, etc.).

Após a inventariação física dos bens no local, conforme descrito no passo anterior, a informação é exportada para uma base de dados da aplicação de backoffice, permitindo a impressão de relatórios que reportam equipamentos em falta, inventariados, fora do local ou inexistentes.

A complementar os terminais móveis, a solução implementada inclui igualmente impressoras para a impressão da etiqueta com o código de barras. O IEFP, IP não automatizou o caminho inverso - sincronização da informação entre o terminal, portátil e o sistema central. Por questões de política do próprio Instituto, a actualização do sistema central é sempre feita por um operador humano.

Vantagens da solução

A implementação da solução de imobilizado da Sinfic trouxe várias vantagens à Delegação Regional do Alentejo do IEFP, destacando-se as seguintes:

• Motivação. A tarefa de verificação do imobilizado era um dos trabalhos deixado para segundo plano, por ser percebida como desinteressante (verificar itens, mera leitura de números e comparação de listagens). A utilização dos PDAs e a verificação por leitura óptica foram um contributo importante para a alteração da percepção da tarefa, dando um sentido de modernidade e actualidade a esta actividade. Desta forma, uma tarefa tradicionalmente aborrecida, morosa e desinteressante ganhou uma roupagem mais agradável, sendo associada até a uma tarefa com uma certa componente lúdica.

• Ganhos de produtividade. Outra vantagem é a rapidez e a facilidade com que se faz o trabalho, permitindo ganhos substanciais de tempo, de afectação de recursos humanos e, consequentemente, financeiros.

• Automatismo e exactidão. O rigor da verificação é outro aspecto muito importante, dado o número de itens e a pequena dimensão de alguns deles, que torna difícil verificar manualmente sequências de algarismos. A leitura do código de barras é automática e exacta.

• Aquisição de competências. O esforço de formação das pessoas tem sido mínimo. Normalmente basta uma explicação prática sobre a forma de funcionamento do equipamento e do software.

Texto baseado numa entrevista breve a Felicidade Agostinho, Directora de Serviços de Gestão da Delegação Regional do Alentejo.