Sistema Integrado de Gestão e Avaliação de Performance na Sinfic

A gestão por objectivos e a gestão de desempenho já são uma prática corrente na Sinfic há muito tempo, apesar de ser suportada basicamente em folhas Excel até 2008. Os templates Excel serviam para efectuar o registo dos objectivos individuais dos colaboradores, alicerçados nas iniciativas estratégicas da empresa, nomeadamente a satisfação dos clientes, avaliação da performance e risco, qualidade e melhoria contínua, orientação ao resultado, inovação empresarial e desenvolvimento de competências e conteúdos.

O grande problema desta forma de gestão era o facto de não ter grande impacto prático ao longo do ano e não existir partilha de informação. Tudo era feito no início do ano, mas como a solução não era funcional, não existia uma prática sistematizada e actualizada na Sinfic quando à gestão de objectivos e de desempenho. Esta tarefa era dificultada ainda mais pela estrutura organizacional da empresa, que se baseia em unidades de negócio, cada uma com o seu próprio gestor.

A solução Plateau

Em finais de 2007, a Sinfic estabeleceu uma parceria com a Plateau para comercializar a solução de gestão de talentos com o mesmo nome. Consequentemente, um dos primeiros passos foi utilizá-la internamente a partir do início de 2009. Curiosamente, implementou a utilização interna da solução da Plateau com base num conceito próprio (SIGAP - Sistema Integrado de Gestão e Avaliação de Performance). No entanto, o ano de 2009 foi, de certa forma, um ano experimental.

As vantagens chave da solução de gestão de talentos Plateau incluem:

• A automatização e a melhoria dos processos de gestão de talentos, aumentando a eficiência e permitindo às organizações a gestão e a melhoria contínuas do desempenho.
• A melhoria da produtividade e das capacidades da força de trabalho, dado que promove o desenvolvimento profissional dos empregados e a concretização dos objectivos.
• O aumento da retenção dos empregados e do seu compromisso com a organização, uma vez que lhes permite a gestão das suas carreiras e o desenvolvimento do seu potencial.

A solução de gestão de talentos da Plateau permite o desenvolvimento, gestão, recompensa e optimização dos talentos da organização para aumentar a produtividade e o desempenho da força de trabalho. Esta solução é composta pelos produtos Plateau Learning, Plateau Performance, Plateau Career & Succession e Plateau Compensation

Utilização do SIGAP na Sinfic

Actualmente, o SIGAP envolve duas vertentes. Por um lado, a gestão de competências (técnicas e comportamentais). Por outro, a gestão de desempenho, com a definição dos objectivos individuais de cada colaborador. Para 2011 pretende-se incluir no sistema a definição de perfis funcionais e associar a cada perfil um conjunto de competências técnicas e comportamentais. O ano de 2010 representa assim o início da generalização do SIGAP na Sinfic, depois de um ano experimental (2009).

Além das vertentes de gestão de competências e de desempenho, a solução da Plateau contempla ainda a questão da formação, dado incorporar um LMS (Learning Management System). Desta forma poderão ser colocadas acções de formação online para colmatar eventuais deficiências identificadas e/ou para melhorar determinados desempenhos. O LMS da solução de gestão de talentos Plateau deverá tornar-se brevemente a ferramenta de suporte para os vários processos de formação interna da Sinfic.

No fundo, a Sinfic dispõe actualmente de dois grandes instrumentos de gestão. Por um lado, o orçamento. Por outro, o SIGAP. Neste último define-se o que se vai fazer (objectivos) e com que competências. O primeiro define o dinheiro com que se vai pagar. O alinhamento entre estes dois instrumentos permitirá uma gestão mais eficaz e eficiente da empresa, dado que a execução orçamental terá que corresponder ao cumprimento dos objectivos. Qualquer desvio poderá ser identificado rapidamente para se tomarem medidas correctivas.

Os colaboradores como elementos chave

Luis Oliveira, gestor da unidade de negócio Financeira & Gestão de Risco, referiu-se à ideia generalizada no mundo empresarial de que as pessoas são o elemento mais importante das organizações. Mas como é que materializam essa importância? Com o SIGAP (solução de gestão de talentos Plateau), a Sinfic coloca claramente os seus colaboradores como elementos chave da organização. Consegue-se ter uma ideia precisa do contributo de cada colaborador para a concretização dos objectivos da empresa e, talvez ainda mais importante, é possível gerir as expectativas de cada colaborador.

A avaliação de desempenho e a avaliação de competências incluída no SIGAP permite saber para onde cada indivíduo pretende ir em termos de progressão na carreira, agindo depois em conformidade com essas expectativas. Por outro lado, existe o importante aspecto da gestão dos incentivos. Uma vez que o SIGAP permite ter uma percepção clara do desempenho de cada indivíduo dentro da organização, é possível implementar uma política de incentivos que premeie quem atinge os objectivos e que ajude os outros colaboradores a melhorarem o seu desempenho.

Segundo Carlos Silva, administrador da Sinfic, a grande vantagem da implementação da solução de gestão de talentos da Plateau na Sinfic (sob a designação SIGAP) teve a ver com a passagem do tácito para o explícito. “A palavra de ordem passou a ser focalização; concentrarmo-nos naquilo que realmente interessa e que é realmente importante para operacionalizar uma determinada estratégia. Os objectivos definidos para os colaboradores são objectivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e calendarizáveis). O quadro de objectivos de cada colaborador é assim o socrecard desse colaborador, dado que cada objectivo tem uma meta associada.

Para a gestão de topo da Sinfic, o SIGAP permite identificar a cada momento o grau de execução (em termos percentuais) de cada iniciativa estratégica - por exemplo, satisfação dos clientes - ao nível global da empresa. Isto é conseguido porque o sistema vai buscar todos os objectivos relacionados com essa iniciativa definidos pelas várias unidades de negócio, apresentando o ponto da situação. Desta forma, é possível tomar medidas correctivas atempadamente e melhorar a gestão, tanto dos colaboradores, como da empresa.

Conclusão

O SIGAP pretende ser na Sinfic uma ferramenta de apoio aos gestores no processo de concretização dos objectivos estratégicos da empresa. Tem como principais objectivos potenciar o aumento da eficiência, melhorar o nível de produtividade e proficiência da força de trabalho, aumentar a satisfação dos colaboradores e o seu comprometimento. A aplicação procura contribuir para a objectividade, alinhamento e eficiência no cumprimento, em tempo oportuno, das metas/objectivos que o gestor pretende ver atingidos. As principais vantagens do sistema de avaliação são:

• Alinhamento dos temas estratégicos/iniciativas/objectivos;
• Sistema de avaliação integrado para todos os utilizadores;
• Negociação de objectivos entre supervisor e colaborador;
• Possibilidade de maior acompanhamento, facilitando a adopção de medidas correctivas durante a execução dos objectivos;
• Gestão de carreiras;
• Atribuição de prémios;
• Leitura do balance score card da organização;
• Rentabilização dos planos definidos através da racionalização, operacionalização, eficácia e produtividade dos processos instituídos.

A avaliação de desempenho é composta pela dimensão individual e a dimensão organizacional e envolve vários intervenientes, como os colaboradores, centros de competência, gestores e unidades de negócio, possibilitando uma análise integrada e individual de cada aspecto avaliado.

A dimensão individual é constituída pela avaliação de competências e avaliação de desempenho. Ou seja, o colaborador é avaliado pelas suas capacidades inatas, específicas e sociais e pelas acções executadas para o cumprimento do plano de objectivos. A dimensão organizacional permite fazer uma avaliação do nível de satisfação, bem como uma avaliação mais qualitativa do resultado líquido, dos gestores/coordenadores (através do desempenho de cada unidade de negócio/centro de competência) e das tarefas de gestão desenvolvidas por cada tipo de função.

O ciclo da avaliação de desempenho tem início através do estabelecimento de um compromisso entre a equipa de trabalho e o seu centro de competência/gestor, para que o processo de avaliação ocorra com bases claras e regras bem definidas, tendo início a 1 de Janeiro e conclusão a 31 de Dezembro, compreendendo as seguintes etapas:

• Compromisso individual. É estabelecido entre cada um dos membros da equipa de trabalho e o centro de competência/gestor. Os intervenientes deverão expor as suas expectativas e estabelecer o plano de objectivos para o período.
• Compromisso colectivo. É estabelecido entre o centro de competência/gestor e a sua equipa. Divulga-se o plano de acção definido para a unidade/centro de competência e a forma como será avaliada.

Esta actividade possibilita o auto-conhecimento e auto-desenvolvimento de toda a equipa, tendo presente o enfoque na melhoria contínua, facilitando o planeamento conjunto e o compromisso de desenvolvimento a ser gerido durante o próximo ciclo de avaliação de desempenho.