Município de Vale de Cambra: Modernização Administrativa com um Sistema de Gestão da Qualidade Assente num Sistema de Gestão Municipal

O processo de modernização administrativa na Câmara Municipal de Vale de Cambra foi iniciado em 2004, altura em que avançou para o processo de certificação da qualidade de acordo com a norma ISO 9001:2000. No entanto, o sistema de gestão da qualidade e a certificação de algumas áreas da câmara foi apenas o início de um projecto mais abrangente de modernização administrativa que tem vindo a ser desenvolvido. As Jornadas de Modernização Administrativa, que o Município de Vale de Cambra vai realizar no dia 8 de Maio, procuram falar de todo o processo de modernização administrativa que a câmara tem vindo a levar a cabo.

Na newsletter Modernização Administrativa de Dezembro de 2007 (http://www.modernizacao-administrativa.pt/newsletter/6/MA6/IndexMA6.html) tivemos oportunidade de falar do projecto de implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com a norma NP EN ISO 9001:2000 na CM de Vale de Cambra. No entanto, já na altura, o título do artigo sublinhava a continuidade do projecto ? ?Câmara Municipal de Vale de Cambra: o sistema de gestão de qualidade como parte de um projecto mais abrangente de modernização administrativa?.

A implementação do SGQ começou pelas unidades orgânicas ligadas ao atendimento ao munícipe, nomeadamente o Serviço de Atendimento ao Munícipe, a Divisão de Obras Particulares e a Divisão de Planeamento. Após a certificação destas áreas, seguiu-se uma segunda fase de alargamento da certificação à Divisão de Obras Municipais, Divisão de Serviços Urbanos e Ambiente e uma terceira fase com a extensão da certificação à Divisão de Acção Social e Educação, Divisão Financeira, Divisão de Recursos Humanos e ao Gabinete da Qualidade.

Actualmente, a CM de Vale de Cambra está certificada na sua quase totalidade de acordo com a norma NP EN ISO 9001:2000. As únicas excepções são alguns gabinetes de apoio à presidência, a Divisão Jurídica e a Divisão de Desporto, Cultura e Turismo. De acordo com as previsões de Pedro Almeida, director do Departamento Técnico na CM de Vale de Cambra, o Município deverá ficar certificado a 100 por cento ainda durante este ano de 2009, estando condicionado à aprovação de uma candidatura efectuada ao POPH.

Modernização administrativa numa outra frente

A implementação do Sistema de Gestão da Qualidade é um projecto de modernização administrativa que tem sido seguido por algumas Câmaras Municipais do país. Contudo, a CM de Vale de Cambra avançou para uma frente mais alargada.

Como o SGQ se baseia em processos, o Município teve a necessidade de automatizar esses processos, transpondo-os para um sistema informático de gestão documental e workflow. A solução implementada é constituída por um conjunto de aplicações modulares é designada por GIP Municipium. A sigla GIP significa Gestão Integrada de Processos.

O trabalho de implementação do GIP Municipium começou em 2007 e ainda está a decorrer, sendo levado a cabo com a Sinfic. Como referiu Pedro Almeida, tratou-se sobretudo de uma parceria entre a Câmara e a empresa, e não tanto de um contrato de prestação de serviços. A solução GIP Municipium (os módulos já implementados) abrange a totalidade das áreas funcionais do Município de Vale de Cambra, o que implica que cerca de 150 funcionários estão envolvidos na sua utilização para darem seguimento às actividades do dia-a-dia. Isto quer dizer que toda a câmara já utiliza a solução.

Para suportar a tramitação da informação associada aos processos da câmara foi definido o workflow de 192 tipos diferentes de processos. O volume de trabalho tramitado através destes workflows corresponde à instrução, tramitação e informação, por cada mês, de cerca de 5000 novas pretensões, pedidos de informação, licenças, pagamentos, etc.

Com a solução implementada, a CM de Vale de Cambra abandonou uma visão funcional/departamental para adoptar um sistema de gestão baseado nos processos de trabalho, através dos quais fornece os serviços aos cidadãos/utentes. Graças ao GIP Municipium é assegurada:

• A desmaterialização da informação recepcionada na Câmara Municipal;
• A desmaterialização da informação tramitada em todo o Município;
• A normalização da tramitação electrónica dos processos;
• A identificação, em cada momento, do estado de cada processo;
• A possibilidade de medição e monitorização dos processos (individualmente ou por áreas funcionais);
• A possibilidade de criação de quadros de monitorização das actividades, e do seu desempenho, baseadas na informação disponibilizada pelo sistema (informação de suporte à gestão).
  

Vantagens da solução GIP Municipium

São várias as vantagens do GIP Municipium identificadas por Pedro Almeida, director do Departamento Técnico na CM de Vale de Cambra, durante a entrevista que nos concedeu.

1. Esta solução implementada na CM de Vale de Cambra permitiu, por um lado, desmaterializar todos os processos. Por outro lado, permitirá automatizar os mais de 100 indicadores de desempenho ? em vez de serem trabalhados manualmente. Estes indicadores de desempenho apoiam a gestão na sua actividade diária e estão disponíveis praticamente em tempo real.

2. Paralelamente, o GIP Municipium veio permitir o controlo total de prazos, desde a entrada de um requerimento, até à sua saída, incluindo todas as actividades por onde passou, o tempo que demorou em cada actividade, etc. É assim possível uma monitorização constante para avaliar o que está a ser feito e desencadear acções de melhoria para prestar um serviço cada vez mais eficaz e eficiente aos munícipes.

3. O GIP Municipium também veio permitir uma optimização dos recursos (materiais e humanos). Por exemplo, o transporte de papel ao longo de um fluxo de trabalho passou a ser feito de forma electrónica, libertando pessoas para tarefas de maior valor acrescentado. A optimização dos processos foi outra forma de libertar recursos. Tome-se como exemplo o atendimento aos munícipes. Quando o atendimento estava disperso por vários departamentos existiam 14 pessoas dedicadas e essa tarefa. Actualmente, com o atendimento único, são apenas quatro.

4. A CM de Vale de Cambra também registou economias significativas nos gastos com papel, dado que actualmente os documentos circulam apenas em formato electrónico.

5. Outra vantagem do GIP Municipium é a sua adaptabilidade. Se as necessidades da CM de Vale de Cambra exigirem alterações orgânicas, a solução poderá ajustar-se a essa nova realidade, assim como à realidade (diferente) de qualquer outro Município.

6. O GIP Municipium abarca todas as unidades orgânicas da CM de Vale de Cambra, automatizando todos os processos, fornecendo controlo sobre todos os documentos, garantindo que não há perda desses documentos, e registando todas as actividades ao longo do processo.

7. Actualmente já está a ser desenvolvido trabalho no sentido de interligar o GIP Municipium com outros sistemas internos e externos à Câmara ? por exemplo, sistema de informação geográfica ? de modo a evitar duplicações de trabalho. Por outro lado, como a CM de Vale de Cambra já tem todos os edifícios da câmara ligados por fibra óptica.

8. Está previsto igualmente um guichet electrónico para entrar em funcionamento já em Maio de 2009, através do qual os Munícipes de Vale de Cambra poderão consultar todos os seus processos relacionados com a Câmara a partir de qualquer local, desde que disponham de um ponto de acesso à Internet. Esta possibilidade trará vantagens para os Munícipes, que poderão assim evitar deslocações às instalações da Câmara, e para a própria Câmara, que poderá libertar recursos para outras tarefas.

9. Uma das vantagens mais importantes é, sem dúvida, a responsabilização de todas as pessoas envolvidas nos processos, aumentando a rapidez de cada processo, a transparência (quem faz o quê) e a produtividade.

10. Na CM de Vale de Cambra só estão implementados alguns módulos do GIP Municipium. Outros se seguirão a curto e médio prazo, dando corpo a um verdadeiro esforço de modernização administrativa que transfere para a realidade camarária do dia-a-dia todas as vantagens do sistema de gestão da qualidade e da certificação ISO 9001.