Disponibilização da Informação em Tempo Real para Prestar um Melhor Serviço aos Clientes

A GO Logistic é uma empresa dedicada ao desenvolvimento de serviços integrados de logística e marketing operacional, nomeadamente, armazenamento, controlo de stocks, cross-docking, manuseamento, picking e packing, distribuição nacional e internacional, merchandising, decoração, implementação de materiais nos pontos de venda e auditorias. Em finais de 2008 automatizou as suas operações (armazém e frota de entrega) com a solução Log-In, fornecida pela unidade de negócio Mobile Solutions da Sinfic. O resultado foi a disponibilização de informação em tempo real aos seus clientes.

O Contexto

Em termos de actividade, podemos dizer de forma simples que a GO Logistic é um fornecedor de serviços a clientes que não queiram ter encargos com armazenamento de produtos e manuseamento dos mesmos, bem como com as pessoas necessárias para essas operações.

Em termos de clientes, alguns implicam processos bastante complexos, dada a natureza dos produtos que comercializam. Um desses casos é a distribuidora de livros Bertrand, que lida com um grande número de editoras. Os produtos tratados são livros e estão envolvidas muitas entidades e referências, colocando maiores exigências quanto ao controlo de entrada, manuseamento, armazenamento e distribuição. Além disso, é um tipo de mercado que gera muitas devoluções.

Este e outros clientes, pela natureza dos seus produtos, obrigam a uma atenção redobrada e a ter processos bem definidos e adequados a cada realidade. Ou seja, a GO Logistic tem que moldar os seus processos operacionais às especificidades de cada um dos clientes com que trabalha. No entanto, apesar de alguns clientes exigirem uma maior complexidade operacional do que outros, a GO Logistic coloca a fasquia do nível de serviço aceitável nos 98 por cento para todos os seus clientes, segundo as palavras de Pedro Vieira, director-geral da empresa.

Ao longo deste texto, a palavra cliente designa as empresas que recorrem aos serviços de logística da GO Logistic. Sempre que se tratar de clientes finais ou revendedores dos produtos, estes são referidos como clientes finais ou revendedores.

A Necessidade

Antes da solução Log-In ter entrado em funcionamento na GO Logistic (em Novembro de 2008), a empresa utilizava os sistemas dos seus clientes, tendo assim que trabalhar com vários sistemas. Como o controlo da informação era feito com base em papel, a disponibilização da informação também só acontecia entre 24 a 48 horas depois dos factos terem acontecido na realidade. Ou seja, sempre que um produto entrava em armazém ou era entregue ao destinatário, o cliente e a própria GO Logistic só ficavam a saber isso 24 a 48 horas depois.

Site da Go Logistic (www.gologistic.pt).

A GO Logistic adoptou a solução proposta pela unidade de negócio Mobile Solutions da Sinfic depois de lhe ter sido sugerida por um parceiro de negócio. Há algum tempo que a empresa procurava uma solução para a sua gestão de stocks e da informação logística. Quanto à opção pela solução Log-In, ficou a dever-se a vários factores, mas os mais determinantes foram a flexibilidade da mesma, a forma como está estruturada (facilidade de utilização), o seu potencial e o preço, segundo Pedro Vieira. Dada a natureza da actividade da GO Logistic, optou-se por uma implementação faseada da solução Log-In.

A Solução

Em Novembro de 2008, a GO Logistic começou a utilizar a solução Log-In, fornecida pela unidade de negócio Mobile Solutions da Sinfic. Toda a gestão de stocks em armazém, controlo de entradas, controlo de entregas aos revendedores/consumidores finais passa agora pela solução Log-In. Esta solução e respectivos terminais móveis vieram permitir que a GO Logistic desse um grande passo em frente em termos de inovação e de melhoria do seu serviço, passando a disponibilizar toda a informação em tempo real aos clientes

O site da GO Logistic tem uma área designada por ?Área de Clientes? para permitir que cada cliente tenha acesso à informação que pretende sobre os seus produtos. O objectivo é que cada cliente tenha acesso a toda a informação como se tivesse ele próprio o seu armazém e frota de distribuição devidamente automatizados. A disponibilização online desta informação em tempo real foi tornada possível graças à implementação da solução Log-In da Sinfic. Anteriormente já era disponibilizada informação, mas com atrasos temporais que podiam ir desde as 24 às 48 horas.

O objectivo da GO Logic foi inovar e manter-se actualizada em termos tecnológicos para fornecer o melhor serviço aos seus clientes. Actualmente, a partir de qualquer parte do mundo, e a qualquer hora, qualquer cliente da empresa pode ter acesso em tempo real à informação sobre as operações de recepção, armazenamento e entrega dos seus produtos aos destinatários. Ou seja, apesar de terem delegado as operações de logística numa empresa terceira, os clientes têm acesso à informação ao mesmo tempo que a própria Go Logistic.

Por exemplo, quando um produto dá entrada em armazém, a empresa ?dona? desse produto (empresa cliente) recebe imediatamente essa informação. Desta forma, os clientes podem tomar decisões mais rápidas relativamente aos seus produtos ? por exemplo, expedição dos mesmos para os consumidores finais.

Evidentemente, o acesso à informação por parte dos clientes exige o registo dos mesmos e envolve vários níveis de acesso, conforme o utilizador. Isto quer dizer que cada cliente da GO Logistic só pode aceder à informação que lhe diz respeito e, dentro de um mesmo cliente, existem vários níveis de acesso para os diferentes tipos de utilizadores.

De igual modo, a solução Log-In permitiu que a GO Logistic eliminasse praticamente o papel nas suas operações. Actualmente, nos processos da empresa só existe o papel que é imposto pela legislação, nomeadamente as guias de transporte impressas. Nas restantes operações da empresa, o papel deixou de existir.

Em termos mais concretos e seguindo uma descrição esquemáticos, a aplicação Log-In está instalada num servidor interno e acessível via rede sem fios. Toda a informação é gerada em terminais portáteis com capacidade de leitura de etiquetas de rádio frequência (RFID) e outros códigos ? dado que os vários clientes utilizam tecnologias de identificações diferentes para os seus produtos. Os terminais portáteis e a solução Log-In estão presentes nas operações de armazém e de na frota de distribuição/entrega dos produtos.

A comunicação entre os terminais móveis e o servidor é feita em tempo real. O sistema central da GO Logistic disponibiliza então toda a informação para os seus clientes através do site, também em tempo real. O espaço de tempo que medeia a recolha da informação pelos terminais portáteis e a possibilidade do cliente respectivo aceder à mesma através do site é assim do domínio do milésimo de segundo. Este ciclo de informação vai desde a saída dos produtos da fábrica de origem até à entrega ao cliente final (seja ele revendedor ou pessoa individual).

Vantagens da Solução

Entre as várias vantagens da solução Log-In, Pedro Vieira destacou as que se seguem como sendo as mais importantes para a empresa que dirige:

• Flexibilidade da solução. É fácil alterar processos e criar novos processos, algo extremamente importante numa aplicação de logística e para a actividade da GO
• Logistic, dado que permite ter processos diferentes para clientes diferentes.
• Rigor da informação. A informação recolhida e disponibilizada tem que ser rigorosa para não dar a origem a relatórios enganosos e a tomadas de decisão deficientes.
• Facilidade de utilização. É importante trabalhar a informação de uma forma fácil. A utilização da solução é amigável para os utilizadores, com menus intuitivos. A formação foi bastante curta em termos temporais, dada a facilidade de adaptação à aplicação.
• Possibilidade de guardar todo o histórico em base de dados para análises e consultas.
• Uma boa relação preço/capacidades.