Barros & Moreira: Automatização Faseada dos Processos de Trabalho

A Barros & Moreira é uma empresa com sede no concelho de Óbidos (Gaeiras) cujo negócio se desenrola em torno da importação, exportação e distribuição em Portugal de artigos sanitários. A empresa tem cerca de 12 anos de actividade e tem vindo a apostar na automatização dos seus processos de trabalho nas várias vertentes. O último passo foi a introdução de terminais de leitura óptica e respectivo software para a gestão de armazém.

A Necessidade

Como qualquer empresa com mais de uma década de actividade, a Barros & Moreira criou os seus processos internos de trabalho com base em papel. Há cerca de dois anos, avançou para a certificação ISO 9001, tendo então obtido a certificação ainda com procedimentos baseados em papel, embora já contasse com o apoio do sistema integrado de gestão PHC ao nível da gestão. No entanto, sentiu a necessidade de automatizar as restantes vertentes a sua actividade, incluindo a vertente de armazém.

A informatização da Barros & Moreira começou assim pela adopção do sistema integrado de gestão PHC. Posteriormente, dotou a sua força de vendas de meios informáticos móveis, ficando a faltar a automatização da parte de armazém ? que é a área central de qualquer empresa que se dedica à importação, exportação e comercialização de produtos.

Com o crescimento da empresa, havia a necessidade de gerir melhor o armazém, controlando melhor os stocks e a gestão dos produtos armazenados. A optimização do trabalho da empresa e da satisfação dos seus clientes ? algo implícito na certificação ISO 9001 ? passava pela automatização dos processos de armazém.

A Solução

A solução adoptada para a gestão de armazém foi uma proposta da unidade de negócio Mobile Solutions da Sinfic, que se baseia em terminais portáteis e no software de gestão de armazém EasyStock. Esta solução teve então que ser integrada com o ERP utilizado pela Barros & Moreira (PHC), um esforço que envolveu a Sinfic, a própria Barros & Moreira e o integrador PHC. Este foi o primeiro projecto em que a solução da Sinfic foi integrada com o ERP PHC.

Actualmente, o trabalho de gestão de armazém baseia-se numa rede sem fios e em terminais de leitura óptica que têm integrado o software EasyStock. Estes terminais comunicam então automaticamente e de forma imediata com a solução PHC, enviando informação e recebendo informação. Esta comunicação bidireccional é importante porque o PHC também está em comunicação com a solução móvel utilizada pela força de vendas da Barros & Moreira.

Neste contexto, pode ser gerada uma encomenda por um vendedor, enviada para o ERP PHC via comunicações móveis e deste para a solução de armazém EasyStock. A resposta à encomenda sege então o processo inverso, incluindo a geração automática do processo de facturação. Actualmente, a Barros & Moreira está a utilizar sete terminais para a gestão do seu armazém, mas já está previsto o aumento desse número.

Com base no objectivo, a prazo, de eliminar o papel nos seus processos de armazém, a Barros & Moreira optou por automatizar esta sua área em duas fazes. Começou assim pelo processo de recepção, verificação e arrumação de mercadoria, seguindo-se depois o processo de picking, expedição e facturação. A solução da Sinfic já está a automatizar o primeiro processo desde Novembro de 2008, enquanto que o segundo processo só começou a ser servido pela solução nos primeiros dias de Janeiro de 2009.

Apesar de se tratar de uma solução que está a ser utilizada há relativamente pouco tempo, Marco Avelino, director geral e da qualidade na Barros & Moreira, sublinhou que o sistema se tem mostrado fiável e que tem correspondido às expectativas.

Vantagens

De acordo com Marco Avelino, a solução implementada para a gestão de armazém veio trazer várias vantagens. Uma delas é a rapidez de disponibilização de informação. Ou seja, a partir do momento em que a encomenda está disponível no ERP da empresa, pode ser feito imediatamente o seu picking e despacho.

Outra vantagem é a fiabilidade dos dados, uma vez que a leitura do código de barras dos produtos é feita pelos terminais portáteis, deixando de existir a introdução manual de códigos (um processo bastante susceptível de erros). Desta forma, a recepção e a expedição de material passa a ser muito mais fidedigna, aumentando a satisfação dos clientes e a diminuição de retorno e reenvio de artigos que tinham sido colocados numa encomenda por algum tipo de engano.

Existe ainda a questão da produtividade. Além do trabalho de armazém passar a ser automatizado, eliminou-se o processo separado de facturação. Ou seja, a facturação continua a existir ? evidentemente ? mas a factura é emitida de forma automática pelo EasyStock, enquanto que antes alguém tinha que ir ao ERP emitir essa factura. Ou seja, a expedição e a facturação passam a ser um processo único.