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Conheça as boas práticas para a implementação de um ERP
Em termos gerais, um ERP é uma plataforma de gestão empresarial desenvolvida para integrar os diversos setores de uma organização, possibilitando a automatização e armazenamento de todas as informações de negócio e permitindo realizar várias operações tais como compras, vendas, controlo de stocks, controlo de produção, emissão de relatórios, entre outras. Sabendo-se que os problemas de gestão são a causa da maior parte dos insucessos no mundo empresarial, uma gestão eficaz torna-se uma questão de sobrevivência. Com a concorrência e a complexidade inerentes ao mercado atual, torna-se difícil ou mesmo impossível gerir um negócio de forma adequada na ausência de um sistema deste tipo. No entanto, um ERP pode deixar de representar uma mais-valia caso não seja implementado da melhor forma. Muitas vezes o problema não é o software, mas sim a forma como as empresas o implementam e a maneira como os que o utilizam se adaptam às suas funcionalidades. Para evitar problemas futuros, ao longo das próximas linhas propomos-lhe oito boas práticas para que a implementação do seu ERP corra literalmente sobre rodas.
- Compreender os processos de negócio e os requisitos-chave
O primeiro passo para a implementação de qualquer sistema informático de gestão de negócio é a obtenção de um conhecimento exaustivo sobre os processos inerentes às operações que se pretende gerir. Este passo ganha especial importância na implementação de um ERP pois na maioria das vezes pretende-se que esta ferramenta assuma o papel de sistema central de gestão das operações da organização. Uma ampla compreensão dos processos de negócio torna-se assim imprescindível para planear a implementação.
Uma vez compreendidos os processos, o próximo passo consiste na definição e priorização dos requisitos-chave do negócio. A definição dos requisitos deve começar o mais cedo possível, pois estes constituem a base para avaliar o ERP a adquirir e, em última análise, são a base para determinar o nível de customização que é necessária. Sublinhe-se ainda que a priorização dos requisitos de negócio é tão importante como a sua definição. Refira-se também que não menos importante é verificar se as características técnicas do ERP combinam com os requisitos de negócio definidos. Por outras palavras, as características do software têm de estar enquadradas com as necessidades do negócio. - Construir um business case com um ROI positivo
Construir um business case abrangente ajudá-lo-á a justificar a aquisição de um ERP. Um bom ERP apresentará resultados de negócio tangíveis baseados nos requisitos definidos e incluirá métricas-chave de desempenho. A maior parte das empresas necessitam de um business case que demonstre um ROI positivo antes de envolver fundos e recursos num determinado projeto. Ora o âmbito e a complexidade de muitos projetos de ERP exigem um business case que incida sobre as preocupações e necessidades de todos os stakeholders do projeto. Um business case que antecipe potenciais problemas ou objeções pode ser uma ferramenta poderosa para ?vender? o projeto no seio da organização. - Assegurar uma gestão de projeto adequada e o envolvimento dos recursos necessários
Uma característica que distingue uma implementação ERP bem-sucedida é a forma como esta é gerida. Um pré-requisito para uma boa implementação ERP é a existência de um gestor dedicado que esteja envolvido não só no planeamento, mas também no decurso de todo o projeto. Para além disso, a organização deverá estar disposta a envolver recursos suficientes na iniciativa antes, durante e depois da implementação.
Refira-se ainda que um bom controlo de projeto é um fator de grande importância para uma implementação ERP. Um plano formal de gestão e mitigação de risco deve ser desenvolvido antecipadamente e deverá incluir revisões das fases do projeto ao longo de toda a implementação, com a participação de todos os recursos. Uma combinação de competências de gestão de projeto, recursos e metodologias é vital para uma implementação ERP bem-sucedida. - Garantir envolvimento e apoio executivo
Um traço distintivo das melhores implementações ERP é a obtenção do apoio e do envolvimento total dos executivos da organização. Talvez esta seja a característica mais importante para que se possa falar de sucesso na implementação, pois sem este apoio o mais provável é as iniciativas ERP estarem votadas ao falhanço e serem obrigadas a mendigar por financiamento e recursos corporativos. Estas iniciativas começam muitas vezes com o CIO (Chief Information Officer) ou com o Diretor de TI, mas o apoio do CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer) e outros executivos representa uma vertente crítica para serem bem-sucedidas. - Reconhecer o valor de um planeamento atempado
Numa qualquer implementação ERP não há forma de prescindir de um planeamento minucioso. Na verdade, o planeamento deverá começar durante as fases mais embrionárias do projeto. O plano do projeto deverá incluir tempo para atividades associadas à definição de requisitos, estabelecimento de métricas, e avaliação e seleção de fornecedores. Os melhores planos não deixam de considerar atividades de teste, migração de dados, e acontecimentos imprevistos que podem ocorrer em qualquer implementação. As organizações que investem no planeamento conseguem com frequência tempos de implementação mais curtos e obtêm uma poupança mais elevada do que os seus pares. - Garantir o enfoque na migração de dados desde a fase inicial do processo de implementação
Muitas organizações focam-se nos testes de software e na configuração e adiam as questões de migração de dados para uma fase tardia do processo de implementação. Uma das características de uma implementação ERP bem-sucedida é o facto de se colocar a migração de dados o mais cedo possível no plano de projeto. Sabendo-se que os dados de uma organização são um dos seus principais ativos, problemas na transferência de dados entre os sistemas legados e o novo sistema ERP podem ter um impacto extremamente negativo nas operações do negócio.
Outra decisão importante está relacionada com a quantidade de dados históricos que deve ser transportada para o novo sistema. Várias organizações têm uma política de guardar tudo em vez de tomar decisões relativamente ao que deverá ser guardado e ao que deverá ser colocado em armazenamento de longo-prazo. Todas as organizações deveriam estabelecer uma estratégia de retenção e armazenamento de dados ou, pelo menos, os dados a serem migrados deveriam passar por um processo de ?eliminação de duplicações? para evitar redundâncias. - Investir na formação e na gestão da mudança
As implementações ERP não afetam apenas os sistemas e os processos de negócio e também envolvem pessoas. Essas pessoas podem ter dificuldade em mudar de papéis e alterar processos e comportamentos que aprenderam durante muitos anos de trabalho. É pouco razoável esperar que os colaboradores mudem o seu comportamento de um dia para o outro. A gestão da mudança é um processo constante e progressivo que deverá ter início desde o primeiro dia e continuar ao longo de toda a implementação até à formação do utilizador final e fecho do projeto.
A gestão da mudança é crucial para uma implementação ERP. Os colaboradores necessitam de ser apresentados aos novos processos e papéis a desempenhar durante um determinado período de tempo para que possam aceitar e assimilar a mudança. - Saber a razão para se implementar um ERP
Uma implementação ERP bem-sucedida caracteriza-se por um propósito bem definido e por um conjunto de objetivos a alcançar. Uma organização que pretenda ter sucesso nesta matéria deverá definir requisitos, estabelecer métricas e elaborar um plano de negócio que especifique de forma clara os benefícios que se pretende retirar da implementação. Algumas organizações têm tendência para olhar para o que a concorrência fez em termos de implementações ERP. Aprender com a experiência de outros não é desaconselhável, mas há que ter uma coisa em atenção: uma boa implementação deve ser baseada numa visão clara e no suprimento das necessidades únicas de cada organização.
