Ágora
A má informação é mais desesperadora que a não-informação.
Charles Caleb Colton
A informação ocupa hoje um lugar de grande relevo no seio de qualquer organização, seja esta de carácter público ou privado, de maior ou menor dimensão. Neste sentido, é de todo necessário administrar, organizar e gerir essa informação para que esteja disponível sempre que necessário, independentemente do contexto ou circunstâncias em que isso ocorre. Qualquer organização depende da informação que recebe, envia ou produz, por isso há que ter enormes cuidados no seu manuseamento para que não se perca ou deteriore, por um lado, e para que esteja sempre atualizada e disponível, por outro. O garante deste conjunto de premissas encontra-se no recurso à tecnologia de suporte para a gestão de processos e documentos, a qual é uma poderosa aliada quando chega a altura de tomar as decisões mais acertadas, em virtude de ser um facilitador nas atividades de qualquer gestor.
Por sua vez, o uso de uma tecnologia de gestão de processos e documentos constitui de igual forma um traço distintivo relativamente à concorrência, na medida em que permite seguir um caminho seguro, rápido e eficiente, sobretudo quando os objetivos da organização passam pela conquista de certificações. Uma ferramenta com estas características permite ganhos substanciais em termos de tempos de reposta ou volume e fluxo de trabalho produzido, só para lembrar alguns exemplos. Talvez por isto a gestão de processos e documentos assuma, atualmente, um papel de destaque. Além do mais, permite a classificação, arquivo e pesquisa de documentos de uma forma muito facilitada e célere, facto que se reflete na própria produtividade e eficiência das organizações.
Não deveremos esquecer que a par de inúmeras outras inovações, também as soluções nesta área em concreto ganharam uma nova dimensão graças à difusão do mundo web, sobretudo com a possibilidade de aceder a qualquer informação através de um simples browser. Assim, lembremos que a tecnologia aplicada a redes informáticas permite o acesso descentralizado aos conteúdos. Desta forma, os conceitos de gestão de processos e documentos, assim como a gestão de conhecimento que pareciam tão afastados, começaram finalmente tocar-se, permitindo a todos os utilizadores, mesmo que não possuam grandes conhecimentos prévios em termos de informática, aceder facilmente à informação e aos conteúdos, assim como levar a cabo a respectiva gestão através de interfaces.
Devemos ter em consideração que estas soluções podem ser aplicadas em muitas áreas funcionais de uma organização, nomeadamente nas áreas administrativa e financeira, no âmbito do expediente geral e de documentos financeiros; na área da qualidade, no âmbito das normas, procedimentos e auditorias; na área da produção usada para desenho técnico; controlo de produção, entre muitos outros domínios e áreas. No limite, podemos mesmo afirmar com toda a segurança que a gestão de processos e documentos pode ser usada em todas as áreas de uma organização cujos benefícios são claros e facilmente visíveis. Dadas as suas vantagens, o retorno tende a ser relativamente rápido, muito por culpa dos ganhos em termos de eficiência administrativa e processual com a consequente redução dos custos operacionais. Da mesma forma, o espaço físico exigido para o arquivo reduz-se consideravelmente, assim como, por exemplo, a necessidade de fotocopiar documentos, o que tem naturalmente um enorme impacto em termos de custos.
Com efeito, com o uso de ferramentas deste género consegue-se atingir um nível que de outra forma seria inigualável, pois a distribuição de documentos tanto externos, como internos fica assegurada, assim como o tratamento do conteúdo de informação, aspeto este verdadeiramente importante, pois já como Charles Colton disse «A má informação é mais desesperadora que a não-informação.» Entendamos aqui por informação todo o tipo de documentos sejam eles em suporte de papel ou digital, como por exemplo emails ou formulários independentemente do formato em que se encontrem. Este tipo de atividades tendem a consumir muito tempo e, por norma, são fonte de certos erros de manuseamento que poderão ocasionar a dispersão e até o extravio de documentos, originando perdas de tempo e dores de cabeça várias, podendo mesmo causar alguns constrangimentos bastante desagradáveis. Desta forma, há uma série de dificuldades ao nível operacional que são substancialmente reduzidas ou simplesmente suprimidas, em grande medida graças à desmaterialização dos documentos que permite, por exemplo, uma automatização e uniformização dos processos de trabalho. Assim, a gestão do arquivo pode ser feita de uma forma centralizada havendo igualmente uma normalização não só dos documentos, mas também dos critérios de arquivo e procedimentos a empreender. As consequências mais imediatas serão a maior rapidez quanto à disponibilização, acesso e tratamento dos documentos, assim como questões que se prendem com o controlo, segurança e fluxos de informação.
Não esqueçamos ainda que uma ferramenta que se ocupe da gestão de processos e de documentos permite, entre outros, a classificação e disponibilização de documentos críticos no âmbito dos processos de negócio em que as organizações participam, facilitando a gestão e o respeito pelos prazos. Assim, a gestão de todo o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência fica assegurada, sendo possível localizar e disponibilizar de imediato um documento sempre que necessário. Outras mais-valias será o aumento da qualidade da informação a disponibilizar aos utilizadores, assim como garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico, a operacionalidade da função de arquivo. Estas ferramentas são normalmente adaptáveis a alterações da própria organização, pelo que a escalabilidade da solução deverá sempre ser tida em consideração de modo a que se mantenham os níveis de fiabilidade e desempenho adequados, tendo em atenção os grandes volumes de informação a tratar e o acesso à informação em topologia web based.
Note-se ainda que uma ferramenta com estas características permite medir a eficiência dos recursos possibilitando uma visão muito mais fidedigna da realidade, trunfo este deveras importante para se perceber a necessidade de reajustes com vista a aumentar a eficiência e a produtividade. Como podemos verificar uma ferramenta de gestão de processos e de documentos não é apenas um gestor de informação e de documentos, visto que facilmente pode ser usado como um poderoso auxiliar na gestão corrente de qualquer organização. Esta é hoje considerada uma peça fundamental em qualquer organização, independentemente da sua dimensão ou área de atividade.
A QUALIDADE É IMPORTANTE PARA A SUA ORGANIZAÇÃO?
O posicionamento de uma organização face ao mercado passa muito por uma gestão adequada quanto à sua documentação. Este será, com efeito, um fator preponderante numa comparação direta com a concorrência, na medida em que este é um dos parâmetros para avaliar o foco na primazia da qualidade. Podemos atingir um determinado padrão de qualidade de variadas formas, chegando mesmo à excelência que podemos definir como a qualidade no seu papel de modelo para o desempenho das organizações.
Um dos caminhos mais enfatizados nos quatro cantos do planeta é a adesão e uso das normas criadas pela International Organization for Standardization (ISO) como instrumento voltado para assegurar a qualidade. Tendo nascido na Europa, a ISO propõe a normalização de produtos e serviços com base num padrão único reconhecido e implementado em diversos países. A difusão das normas ISO pelo mundo ocorreu com grande rapidez e estas normas são mundialmente reconhecidas como referência para a especificação dos requisitos mínimos na implementação e verificação de sistemas da qualidade no seio das organizações que têm como objeto de trabalho bens e/ou serviços. O grande objetivo é fazer com que as organizações que não seguem os caminhos da qualidade deixem simplesmente de existir. A qualidade afirma-se, pois, como uma questão de sobrevivência para qualquer organização, goze ela de um enorme prestígio ou tenha uma longa tradição, independentemente do sector de atividade em que opera.
Se nos colocarmos na pele do cliente e refletirmos um pouco acerca das suas expectativas será fácil concluir que elas estão em permanente evolução e confrontam-se com o mercado, geralmente muitíssimo competitivo, em termos de novos produtos e/ou serviços. Atendendo igualmente a este facto, devemos considerar que as soluções de gestão de processos e documentos são uma ferramenta imprescindível em todo este processo.
À guisa de conclusão importa então sistematizar as principais vantagens que estas soluções poderão trazer para o seio das organizações. Desde logo, com a criação de um repositório único para toda a documentação aumenta a rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação, havendo igualmente uma uniformização dos processos. Do mesmo modo, a gestão de documentos e a facilitação da implementação de normas de qualidade ficam muito a dever-se à digitalização de correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida, possibilitando igualmente a normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior. Tudo isto aumenta a fluidez na gestão do conhecimento e reduz bastante o espaço de arquivo. Por outro lado, fica disponível o acesso online de documentos e processos o que possibilita a consulta por parte do utilizador sempre que necessário mediante o recurso a um simples browser. Finalmente, a elaboração de backups protege a informação em caso de calamidades e uma das características destas ferramentas é a sua elevada segurança, o que evita o acesso não autorizado aos documentos.
Uma coisa parece certa: se o mundo que rodeia a organização mudou, também a organização terá de alterar o seu paradigma. Tal como em outros momentos, o segredo do sucesso encontra-se na adaptação às circunstâncias, uma espécie de seleção natural em que apenas os mais fortes conseguem perdurar.
